“Portal” sözcüğüne “liman”, “ana kapı” gibi Türkçe karşılıklar gösterilse de, diğer pek çok teknolojik terimde olduğu gibi bu kavram da olduğu gibi dilimize yerleşmiştir. Peki, nedir portal? Bu terim, pek çok içeriği bir arada bulunduran internet siteleri için kullanılmaya başlanmıştır. Internet portallerinde canlı haberler, söyleşi odaları, e-posta, alışveriş, çeşitli rehberler ve bunlar gibi bir çok etkinlik yer almaktadır.

Portal kavramı ilk kez, 15 Temmuz 1996 tarihinde MyYahoo! kişiselleştirilmiş portal hizmetinin devreye sokulması ile hayatımıza girmiştir. Bu sitede, kullanıcılar kendi ilgi alanlarına göre profil oluşturmakta ve bu profil doğrultusunda kendisine en güncel bilgiler aramaya gerek kalmadan ulaştırılmaktadır. MyYahoo! portali internet kullanıcılarında heyacanla karşılanmıştır. Haberler, spor, hava durumu ve finansal bilgilerin tek bir sayfada izlenebilmesi ve kişisel profillerin saklanarak, web sayfasının her açılışında kullanıcıya ilgi alanına yönelik en son bilgilerin verilmesi özellikleri sayesinde kullanıcıları kendisine çekmiştir. MyYahoo! devreye alındıktan sonraki üç ay içerisinde bu siteyi kullananların sayısında %56 artış kaydedilmiştir.

Internet portallerinin Web tüketicileri üzerindeki dönüştürücü etkisi gözlendikten kısa bir süre sonra kurumların iş gereksinimlerine yönelik portal uygulamaları gündeme gelmeye başlamıştır. “Kurumsal portal” uygulamalarının çalışanların iş yaşamlarındaki verimi inanılmaz boyutlara taşıyabileceği, işbirliğini kolaylaştırıp kurum içindeki sinerjiyi artırabileceği görülmüştür. Kurumsal portaller birer intranet görevini görmekle birlikte müşteriler, iş ortakları, satıcılar gibi dışarıya açılmak ve extranet ortamları yaratmak da mümkündür.

Kurumsal portaller, web portallerinden farklı olarak kurumla ilişkili her türlü ve her kaynaktaki bilgiyi tek bir şemsiye altında birleştirmektedir. İlişkisel veri tabanlarında saklanan kayıtlar, kurumsal kaynak planlama paketlerindeki ve müşteri ilişkileri uygulamalarındaki bilgiler, her tür yazı, ses ve resim gibi çeşitli veri formatlarına yalnızca web tarayıcı (browser) kullanılarak erişim müthiş bir esneklik sağlamaktadır.

Kurumsal portaller, içerik erişimini organize ederler, fakat verilerin hiçbirini bünyelerinde saklamazlar. Veriler her zaman ana kaynaklarında bulunurlar. Örneğin, belgeler belge yönetim sistemlerinde, çizimler CAD paketlerinde saklanırlar.

Kurumsal portaller ile en fazla yararın, hızlı büyüyen ve agresif yayılma stratejisi izleyen işletmelerde elde edildiği gözlenmiştir. Kurumsal portal sayesinde işletmelere yeni alınan elemanların çok kısa sürelerde etkin biçimde eğitilmesi mümkün olabilmektedir.

Kurumsal portaller, özellikle dağıtık yapıdaki ve çok sayıda çalışanı olan işletmeler için ortak bilgi ortamı oluşturular. Üretilen bilgiler ortak kullanıma açılarak diğerlerinin yararına sunulur. Böylece bilginin tekrar üretilmesi azaltılmış olur.

Araştırma geliştirme (ARGE) çalışmalarının kurumsal portal ortamında paylaşılması ile ürünler piyasaya daha kısa sürelerde çıkarılabilmektedir.

Kurumsal portal ile verimlilik artışı sağlanan bir başka alan, satış destek amacıyla kullanımdır. Portallerin yaklaşık dörtte biri satış destek amacıyla kurulmaktadır. Sahaya yayılmış satış elemanları, her an yeni ürün, fiyat, pazar, müşteri, rakip bilgilerine ulaşabilmekte, rekabet düzeyini yüksek tutabilmektedir. Müşteriler de portalin olanaklarından yararlanarak, kendi siparişlerini, servis taleplerini girebilmekte, ürün, fiyat, stok bilgilerine erişebilmekte, cari hesap durumlarını gözleyebilmektedirler.